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23 October 2014

Habilidades y buenas prácticas

SEPTIEMBRE 2008

Yo lo hubiera hecho

Las hojas de trabajo. ¿Qué son y para qué sirven?

A diferencia de lo que ocurría tiempos atrás, actualmente, de una forma u otra, prácticamente todas las firmas utilizan las hojas de trabajo para poder controlar y planificar mejor sus finanzas. Sin embargo, hoy la novedad reside en que muchos despachos utilizan un sistema informatizado que facilita mucho la tarea de extracción de conclusiones globales.

Pero, ¿qué es una hoja de trabajo? Es una relación diaria elaborada por el profesional en la que deben aparecer los trabajos y las gestiones realizadas, así como los clientes receptores de los mismos. Así mismo, pueden incluirse los tiempos de transporte, además de los de formación. Por tanto, la hoja suele incluir las siguientes variables:

  • Cliente al que va dirigido el trabajo en cuestión.
  • Asunto.
  • Clase de trabajo (conversación, reunión, llamada telefónica, visita del cliente, visita al domicilio del cliente, etc.).
  • Tiempo invertido.
  • Importe destinado.

Tal como hemos indicado, si el despacho ha informatizado el sistema de hojas de trabajo (sobre todo si nos referimos a una gran firma), cada profesional tendrá unas siglas o una clave que será fácilmente leída por el programa. De igual forma, será importante incluir la fecha.

En concreto, las funciones que cumplen las hojas de trabajo, absolutamente perfeccionadas gracias a la introducción de la informática, son:

  1. Facilitan el cálculo de la facturación de todo el despacho.
  2. Permiten conocer la rentabilidad de los temas en marcha o pendientes.
  3. Dan información acerca de la cargabilidad del tiempo incurrido por los profesionales.
  4. Sirven para “repartir” los honorarios facturados por el bufete entre los profesionales, según el tiempo que haya intervenido cada uno de ellos en cada asunto concreto.

Evidentemente, es fácil constatar que, para alcanzar estas funciones, resulta imprescindible que todos los profesionales cumplan con el trámite de la cumplimentación de estas hojas, siguiendo una misma sistemática y llevándolas al día.

Con relación a esta sistemática común a la que acabamos de hacer referencia, hay que decir que tiene una gran importancia pues, aunque existen unos criterios básicos más o menos comunes a todos los despachos, hay algunos matices que se deben dejar muy claros de entrada, tanto para el profesional como para el cliente.

Así, los criterios que es conveniente o aconsejable dejar claros de entrada son:

  • Qué se considera minutable y qué no. Por ejemplo, es razonable que se anote como tiempo minutable el efectivamente dedicado a prestar asesoramiento jurídico al cliente. En algunos casos, también puede incluirse el tiempo dedicado a aspectos de administración, formación o promoción. Por el contrario, no es aconsejable incluir el tiempo que se dedica a atender las reclamaciones, a concertar entrevistas, o a otras ocupaciones varias.

  • Debe haber una cierta coherencia o coordinación entre las distintas hojas de trabajo de los profesionales. Sobre todo nos estamos refiriendo a aquellos que forman parte de un equipo o que han trabajado juntos en un tema puntual. En este sentido, las hojas de trabajo pueden llevar a delatar la ineficacia de los profesionales.

    Por ejemplo, si el tema que trae un cliente es sencillo, y, en principio presupone pocos ingresos, tiene poco sentido que le atiendan en una reunión, cuatro o cinco profesionales. O una de dos, o se le tiene que cobrar mucho al cliente, lo cual puede ser imposible, o bien se desperdicia el tiempo de unos profesionales y, en definitiva, dinero.
  • El cómputo del tiempo empleado por cada profesional, que deberá hacerse en función de unos baremos objetivos marcados por el propio despacho y nunca por unos criterios subjetivos (calidad e importancia que le otorga el profesional al trabajo concreto, el horario en el que se ha desarrollado, etc.).

  • La forma de computar las reuniones, conversaciones y comunicaciones internas entre los profesionales de la firma. Lo razonable o ético será dejar constancia del mismo sólo en el supuesto de que todo ello sea estrictamente necesario para la correcta consecución de un asunto concreto.

  • La forma de computar el tiempo que emplea un profesional para estudiar aspectos de un tema concreto, que se supone debería conocer.

  • La forma de computar aquellas actividades de promoción (conferencias, seminarios, intervenciones en programas de radio o televisión, confección de artículos, etc.) que la firma, en su globalidad, ofrece de forma gratuita.

  • La forma de computar el tiempo que se dedica a cuestiones administrativas que comporta un asunto concreto. Por ejemplo: ordenar el archivo del cliente, o cumplimentar alguna obligación administrativa. Es evidente que, a pesar de no ser un tiempo computable en las mismas condiciones que el que se dedica a tareas más cualificadas, de alguna forma deberá hacerse constar, para repercutir unos honorarios, mayores o menores. De todos modos, aquí puede demostrar la firma la buena gestión de su personal, desde un punto de vista económico-financiero.

  • El modo de computar las comidas o los almuerzos con clientes. Todo dependerá del origen de la iniciativa de la comida, así como de los temas que en ellas se traten. Así puede ser que sea desde la prolongación de unas sesiones de trabajo hasta una comida de promoción.

  • La forma de computar el desplazamiento, que según cual sea la situación correrá a cargo de uno o de otro. A veces, incluso, puede ser que en el transcurso del desplazamiento se aproveche para realizar un trabajo para un cliente distinto al “causante” del desplazamiento.

  • El lenguaje y las palabras claves empleadas para cada concepto, que deben ser escuetas y no inducir a error.

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